De Participatiecoalitie
De Participatiecoalitie De Participatiecoalitie
Zoeken

Aanbevelingen voor buurtbegeleiders: hulp bij het maken van afspraken met gemeentes

Privé: BibliotheekAanbevelingen voor buurtbegeleiders: hulp bij het maken van afspraken met gemeentes

Voor wie: bewonersinitiatieven en buurtbegeleiders

Wat: Aanbevelingen voor buurtbegeleiders om tot heldere afspraken met de gemeente te komen bij het samenwerken aan een aardgasvrije wijk of buurt.

 

Lees hieronder de aanbevelingen:

 

Bewoners helpen bij het maken van afspraken met de gemeente: hoe doe je dat?

Lessen van buurtbegeleiders

Om tot een helder en sterk plan voor een aardgasvrije buurt te komen, is een goede samenwerking tussen bewoners en gemeente essentieel. Professionele ondersteuning van een buurtbegeleider kan dan helpen om bewoners in positie te brengen zodat ze goed beslagen ten ijs komen. Maar wat kun je als buurtbegeleider nu doen om een initiatief interessant te maken voor de gemeente? Hoe zorg je dat de gemeente ook echt open gaat staan voor een gelijkwaardige samenwerking? En welke rol kun je nemen bij het formaliseren van de afspraken?

De Participatiecoalitie heeft inmiddels veel ervaring met bewoners begeleiden naar heldere afspraken met de gemeente om samen aan een aardgasvrije wijk of buurt te werken. Naast de verschillen tussen aanpakken die in de praktijk getoetst worden, zijn er ook herkenbare stappen die in ieder buurtproces voorbij komen:

  1. Inventariseer de ambities van het initiatief
  2. Vorm een visie
  3. Arrangeer het gesprek met de gemeente
  4. Faciliteer het gesprek
  5. Formaliseer de samenwerking

Buurtbegeleiders kunnen veel van elkaar leren om die stappen succesvol te laten verlopen; ook als ze niet exact dezelfde methode volgen. Om die reden kwamen ruim dertig buurtbegeleiders van de Participatiecoalitie bijeen om ervaringen uit te wisselen. Hieronder volgen hun lessen uit de praktijk, ingedeeld in de vijf stappen.

1.   Inventariseer de ambities van het initiatief

In deze stap wordt bij het bewonersinitiatief de ambitie gepolst om een stap te zetten richting samenwerking met de gemeente. Daarnaast onderzoekt het initiatief wie er vanuit de wijk mee moeten denken en praten om tot een breed gedragen ambitie te komen.

Aanbevelingen

  • Krijg helder wat een groep bewoners motiveert om met aardgasvrij aan de slag te gaan. Er is intrinsieke motivatie om te verduurzamen? Willen de bewoners een top down plan voor zijn? Heeft de gemeente aan de bewoners gevraagd om zelf met een aardgasvrijplan te komen? Hangt aardgasvrij eigenlijk samen met een bredere behoefte om de buurt te verbeteren?
  • Een concreet stappenplan helpt bij het helder krijgen van ambities. Door om een vroeg stadium inzichtelijk te maken welke stappen er in een buurtproces zitten kan een initiatief beter nadenken over hun wensen en potentie. Zo’n stappenplan kan bewoners in eerste instantie soms overdonderen, maar dit kan goed een gesprek op gang brengen over wat de ambities eigenlijk zijn.
  • Niet ieder initiatief wil dezelfde onderdelen van een buurtproces dragen. Het is goed om met de bewoners in gesprek te gaan over hun ambities. Willen ze bijvoorbeeld zelf eigenaar worden van een collectieve warmtevoorziening, daarbij zelf plannen maken (inclusief scenario’s, oplossingen en projectleiding) en hebben ze de gemeente vooral in een faciliterende rol nodig? Of willen ze vooral kaderstellend zijn voor samenwerkingspartners en is de benodigde regierol van de gemeente groter?
  • De samenstelling van een initiatief is bepalend voor het succes. Diversiteit in het kernteam – bijvoorbeeld ondernemers, verbinders en techneuten – maakt hoge ambities meer haalbaar. Zorg dus al in een vroeg stadium al voor een divers team.
  • Help een initiatief met realistische ambities te formuleren. Dit maakt het initiatief een interessantere gesprekspartner voor de gemeente.
  • Zorg dat het initiatief zich constructief opstelt en niet als een bedreiging voor de gemeente aanvoelt.
  • Wees er scherp op dat draagvlak zich niet tot een bepaalde subgroep beperkt. Je wil voorkomen dat alleen mensen meepraten die al jaren in de dorpsraad zitten. Betrek bijvoorbeeld ook jongeren door digitale middelen in te zetten, aan te haken bij bestaande activiteiten of relevante koppelingen met andere thema’s te zoeken. Vergeet ook expats niet; die willen vaak graag meedoen, maar hebben wel Engelstalige communicatie nodig.

Houd hier ook rekening mee

  • Ambitie is aantrekkelijk om serieus genomen te worden, en een sterke ambitie werkt dan vaak beter dan een gematigde.
  • Besef dat ook gemeenten zoeken naar de juiste werkwijze – ook voor hen is aardgasvrij nieuw, en hierin samenwerken met bewoners is een ontdekkingstocht.
  • Grotere gemeenten hebben vaak veel mensen in dienst die zich met aardgasvrij bezig houden. De behoefte aan bewoners die zelf met plannen komen, kan daardoor kleiner zijn. Kleinere gemeenten met te weinig capaciteit vinden het vaak juist prettig als bewoners zelf een actieve rol pakken. Wel is het ook dan vaak nodig om actief contact met de gemeente te zoeken, want bewonersinitiatieven worden nog te vaak niet betrokken bij planvorming.

Voorbeelden

  • KetelhuisWG in Amsterdam heeft van begin af aan duidelijk wat de ambitie is: als gebruikers het heft in eigen handen hebben.
  • Warm Heeg wil met een plan van bewoners warmte oogsten uit het Hegermeer.

2.   Vorm een visie

In deze stap wordt in kaart gebracht wat het initiatief al heeft georganiseerd. Hier zet je met elkaar de activiteiten, resultaten en de ambities op papier. Daarnaast neem je ook de ambities van de gemeente onder loep om te bekijken in hoeverre die overeenkomen met die van de bewoners. Ook maak je bij deze stap een aanzet voor een plan.

Aanbevelingen

  • Wanneer een initiatief de ambities in kaart heeft gebracht, helpt het om concreet te worden en een plan van aanpak te ontwikkelen. Het is nog niet nodig om alles in detail uit te werken en een volledige analyse te maken. Maar als er een visie is, laat dat zien aan de gemeente dat je een goede gesprekspartner bent om samen iets mee te bereiken.
  • Zorg dat de visie van een bewonersinitiatief breed gedragen is in de buurt, en niet alleen de ideeën van drie mensen vertegenwoordigt. Zorg voor feedback uit verschillende hoeken, en niet alleen van een paar koplopers. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een enquête. Dit maakt het voor een gemeente interessant.
  • Zorg dat de aanpak van begin af aan professionaliteit uitstraalt – bijvoorbeeld door direct met een erkende partij samen te werken. Dit kan veel indruk maken op een gemeente.
  • Zorg dat een initiatief de tijd van de gemeente waard is, en laat dat zien. Bijvoorbeeld door aan te tonen dat er al een duidelijke visie ligt om over te praten of dat er al bij veel bewoners draagvlak is.
  • De rol van bewonersinitiatieven die gemeenten voor ogen hebben, is niet overal hetzelfde. Achterhaal de huidige visie van de gemeente zodat het ambitieniveau van een initiatief hierop kan aansluiten of juist een alternatief kan bieden.
  • Laat het zien als er al een relatie is tussen de gemeente en initiatiefnemers op andere vlakken. Is er al een postcoderoos project of iets met geveltuintjes gedaan? Dit helpt de gemeente bij inzien dat je met deze mensen prima samen kunt werken.
  • Zijn er positieve ontwikkelingen rond een bewonersinitiatief in de buurt? Communiceer hierover en zorg dat de gemeente dit ziet. Dit geeft aan dat er goede energie in de wijk zit, wat de kans vergroot dat de gemeente activiteiten wil ondersteunen.

Houd hier ook rekening mee

  • Wanneer je het initiatief straks in gesprek wil brengen met de gemeente maakt het uit of dit al eigen legitimiteit meebrengt. Heeft de gemeente er vertrouwen in dat er voor draagvlak gezorgd kan worden? Hebben zich bij het initiatief al 100 mensen aangesloten? Of werd een bijeenkomst goed bezocht? Het helpt als je aan kunt tonen dat het initiatief de capaciteit heeft om mensen te mobiliseren. Uiteindelijk is draagvlak werven een van de grootste uitdagingen voor de gemeente, en is het algemeen belang leidend.
  • Het helpt als een woordvoerder van het initiatief zelf uitstraalt dat hij of zij begaan is met de wijk en niet voor eigen belang gaat.
  • Gemeenten zijn vaak nog bezig met de beleidskant, en zien samenwerken met bewonersinitiatieven als iets voor later. Met een sterke visie kan een initiatief laten zien dat juist nu een goed moment is om de energie vast te houden.
  • Het maakt vaak indruk op een gemeente als een initiatief samen met een buurtbegeleider van een organisatie van de Participatiecoalitie naar de gemeente stapt. Dit geeft aan dat er al serieuze eerste stappen genomen zijn.
  • Als bewonersinitiatief moet je vertrouwen kweken bij de gemeente. Dit wordt soms gezien als een groep vrijwilligers die ten opzichte van een adviesbureau moeilijk continuïteit kan behouden, het juiste kennisniveau niet heeft en afspraken minder nakomt. Als een initiatief een trackrecord geeft dit meer vertrouwen bij gemeenten.

Voorbeelden

  • KetelhuisWG in Amsterdam straalde direct professionaliteit uit. De aanpak: een marktconsultatie, met de belofte dat het winnende adviesbureau mee mocht uitvoeren. Het resultaat: grote indruk op de gemeente en een toegekende subsidie.

3.   Arrangeer het gesprek met de gemeente

Er wordt in deze stap contact gezocht met de gemeente zodat het gesprek over afspraken gevoerd kan gaan worden. In hoeverre de gemeente hier al voor open staat en wie de gemeente moet benaderen verschilt per situatie. Maar het doel is altijd hetzelfde: aan tafel komen om helder te krijgen wie welke rol gaat spelen als de wijk van het gas af gaat. 

Aanbevelingen

  • Gemeenten hebben van het rijk de opdracht gekregen om met aardgasvrij aan de slag te gaan, maar over hoe je dit samen met bewoners aanpakt is bij gemeenten weinig bekend. Die kennis is bij de Participatiecoalitie wel in huis. Hierdoor kun je als buurtbegeleider handelingsperspectief bieden aan een gemeente.
  • De gemeente heeft uiteindelijk 100% participatie nodig in de uitvoeringsfase. Toch wordt participatie soms gezien als iets dat je even op een moment in het proces kunt doen. Benadruk bij de gemeente dat de kans op een geslaagde uitvoeringfase groter wordt wanneer bewoners ook in eerdere fasen als volwaardig partner gezien worden. Dit betekent ook dat participatie continu doorloopt, vanaf het begin tot en met de gebruiksfase.
  • Gemeenten zien bewonersinitiatieven nog te vaak als onprofessioneel. Laat zien dat het om een bredere beweging gaat waarin vaak goed samengewerkt wordt en successen behaald worden.
  • Uren zijn – zeker bij kleine gemeenten – schaars. Daardoor is er niet voldoende tijd beschikbaar om goed te leren van andere gemeenten die al verder zijn. Maak duidelijk dat jij als buurtbegeleider gebruik maakt van veel vers opgedane kennis in andere gemeenten, zowel binnen je eigen organisatie als bij de rest van de Participatiecoalitie.
  • Wacht niet met aankloppen bij de gemeente tot er een volledig uitgewerkt plan is. Een thema zoals coöperatieve warmte in de week leggen of laten zien dat een initiatief al bezig is, kan best in een vroeger stadium aangezien gemeenten op dit moment bezig zijn met hun Transitievisie Warmte. Wel is het goed om een initiatief pas te presenteren als het op een bepaald niveau is en bijvoorbeeld kan aantonen dat er al veel draagvlak in de wijk is voor een aanpak met een actieve rol voor bewoners.
  • Gemeenten zijn soms geneigd om te beginnen met het laaghangend fruit, terwijl dit niet direct de buurten zijn waar veel initiatief onder bewoners is. Breng juist ook initiatieven in zulke buurten bij de gemeente onder de aandacht om samen te kijken naar wat daar wel mogelijk is.
  • Waar het contact met de gemeente al gelegd is, werkt het goed om de gemeente regelmatig op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Maak zichtbaar dat er vooruitgang geboekt wordt. Als buurtbegeleider kun je waar nodig het gesprek faciliteren dat direct tussen de bewoners en de gemeente gevoerd wordt. Versterk lijntjes die er al liggen en introduceer mensen aan elkaar.

Houd hier ook rekening mee

  • In sommige gemeenten werkt het goed om gesprekken te voeren met de wethouder, terwijl in andere juist contact met een ambtenaar succesvoller verloopt. Ongeacht de route die je kiest is het goed om de betrokken ambtenaar altijd op de hoogte te houden, aangezien deze dicht op de praktijk staat en daarom moet weten wat er gebeurt. De wethouder op de hoogte houden is ook een goed idee.
  • Bewoners vinden het soms lastig om hun initiatief te vertegenwoordigen omdat ze dan moeten spreken namens anderen. Als buurtbegeleider kun je een belangrijke rol spelen in vertrouwen geven. De bewoner heeft echt iets interessants te vertellen, maar moet soms geholpen worden bij dit zelf inzien.

4.   Faciliteer het gesprek

In deze stap wordt het gesprek gevoerd over afspraken tussen het bewonersinitiatief en de gemeente. Het doel is om tot een gezamenlijk beeld te komen te komen van hoe de samenwerking eruit ziet. Dit kan één gesprek zijn, maar ook meerdere sessies. Als buurtbegeleider kun je hier structuur in brengen en als onafhankelijke partij het gesprek voorzitten. Vaak is het dan handig om een gespreksvorm toe te passen waarmee je gedeelde doelen en ambities boven tafel krijgt.

Aanbevelingen

  • Breng bewoners en gemeente bij elkaar in structurele bijeenkomsten en meedenksessies zodat ze elkaar beter leren kennen en elkaars perspectief goed gaan begrijpen.
  • Een lokaal leerprogramma voor ambtenaren en initiatieven kan goed helpen om wederzijds begrip te creëren. Op die manier train je de verantwoordelijken, wat ook later weer zijn vruchten afwerpt.
  • Nodig de gemeente – indien gewenst – ook uit op buurtbijeenkomsten. Dit schept vertrouwen en zorgt ervoor dat bewoners en gemeente elkaar makkelijker gaan vinden.

5. Formaliseer de samenwerking

In deze stap worden de afspraken op papier gezet. De gemeente en het bewonersinitiatief zijn hierna officieel samenwerkingspartner!

Aanbevelingen

  • Maak heldere afspraken over rollen, planning en financiering. Vergeet niet ook een duidelijke overlegstructuur vast te leggen zodat het initiatief en de gemeente continu op de hoogte zijn van ontwikkelingen. De Participatiecoalitie heeft hiervoor een vrij te gebruiken (en aan te passen) format gemaakt.
  • Bekrachtig de samenwerking ook als er geen geld is. Wanneer er enthousiasme is bij een initiatief maar bij de gemeente geen middelen om daar gehoor aan te geven, is het nog steeds zinnig om samen te kijken naar wat er wel mogelijk is. Het is goed om van elkaar te weten wat je wel en niet kunt verwachten, en het helpt om dit vast te leggen.
  • Organiseer een mediamoment als de samenwerking officieel wordt. Communiceren over vooruitgang is erg belangrijk, zowel voor de gemeente als voor bewoners.

Houd hier ook rekening mee

  • Besef dat afspraken maken niet direct betekent dat er een volledig uitgewerkt plan voor de wijk hoeft te liggen. Waar het om gaat, is dat duidelijk wordt wat de volgende stappen zijn en wie welke gaat uitvoeren. Het kan in dit stadium nog prima gaan om een vastgelegde intentie zonder prestatieafspraken.
  • Een samenwerking kan worden vastgelegd op verschillende manieren. Naast een samenwerkingsverklaring kan ook in een gezamenlijke subsidieaanvraag of een directe opdracht van de gemeente aan een bewonersinitiatief duidelijk op papier gezet worden wie welke rol in het proces heeft.

Voorbeelden